Der gelungene Aufbau eines Workshops: Inspirationen aus der Seminarwerkstatt

Das Ziel ist klar, die Teilnehmer eingeladen, der Raum ist gebucht.

Und jetzt fragst Du Dich: Wie soll ich den gemeinsamen Tag gestalten? Denn es ist schnell gesagt „lass uns dazu einen Workshop machen“ - leider geht es nicht so schnell, den Workshoptag auch sinnvoll zu füllen und gelungen aufzubauen.

Denn wer schon häufiger an Workshop teilgenommen hat, kennt auch die Langeweile und Ungeduld, die in einem schlechten Workshop aufkommen.

Unsere Workshop Canvas als Cheat-Sheet findest Du du am Ende des Blogartikels zum pdf-Download!

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Gute Workshops - schlechte Workshops?!

Am Ende von einem guten Workshop mit einem gelungenen Aufbau ...

… bin ich zufrieden und gut gelaunt, wenn auch etwas erschöpft,

… habe ich das Gefühl, gemeinsam etwas relevantes erarbeitet zu haben,

… konnte ich selber etwas beitragen und etwas von anderen lernen.

Nach einem schlechten Workshop…

… fühle ich mich gelangweilt und unterfordert ODER ausgeschlossen und überfordert

… habe ich den Eindruck, dass die Zeit verschwendet war

… frage ich mich: „Was sollte denn das?“

Und natürlich möchtest Du, dass Dein Workshop zu den „guten Workshops“ gehört und suchst daher jetzt nach dem richtigen Ablauf. Hierzu gibt es sehr viele „Standard-Agendas“, zum Beispiel hier . Diese sind natürlich nicht unbedingt falsch. Eine gute Struktur ist beim Workshop Aufbau die Basis, mit der du Sicherheit für Dich und die Teilnehmenden schaffst. Und auch ich schlage dir eine Struktur vor, in meinem Ablaufplan und im Workshop Canvas.

Vorher aber noch ein kurzer Exkurs zu dem Punkt, der meiner Erfahrung nach einen wirklich gelungenen Ablauf ausmacht:

Nutze die Emotionen der Teilnehmenden für Deinen Workshop

Ein gelungener Aufbau eines Workshops integriert Elemente, die gezielt Emotionen bei den Teilnehmenden hervorrufen. Denn: Es ist mehrfach erforscht und erwiesen, dass unsere Emotionen sich wesentlich darauf auswirken:

wie groß der Lernerfolg ist, meine Teilnehmenden also neue Inhalte behalten. Mehr Infos hier
ob ich mich eher auf das „Große Ganze“ ausrichte oder ob ich mich richtig tief im Detail fokussieren kann
ob ich mich überhaupt an den Workshop, die Inhalte, die Ergebnisse erinnere. Mehr Infos hier

Das heißt, selbst wenn das Ziel Deines Workshops etwas vordergründig „neutrales“ oder „rationales“ ist: Denke immer daran, die Teilnehmenden auch emotional abzuholen. Eine eingängige Methode, die sich vielseitig einsetzen lässt, ist Storytelling.

„Storytelling“ als Start in einen Tag, an den sich alle erinnern

Je emotionaler Deine Geschichte, desto wahrscheinlicher, dass sie deine Teilnehmenden berührt und die Botschaft für alle bedeutend wird.

Fühl mal den Unterschied:

Schön, dass ihr hier seid. Heute nehmen wir uns mal 4 Stunden Zeit um zu erarbeiten, wie wir unsere Digitalisierungsstrategie verbessern können.
Gestern Nachmittag habe ich mit meiner Tochter Lego gespielt. Viele von euch haben jetzt sicher die bunten Legosteine im Kopf und das eine oder andere „Bauprojekt“ aus der Kindheit. Was hast Du am liebsten gebaut? […]
Ich habe immer gerne mit Häuser gebaut um mit den kleinen gelben Figuren darin zu spielen. Aber: So war das gestern nicht, mit meiner Tochter. Wir haben gemeinsam einen kleinen Roboter aus den Legosteinen gebaut, den sie jetzt über ihre Handy-App steuern kann. Wusstet ihr, dass Lego durch seine erfolgreiche Digitalisierungstrategie seinen Umsatz verdreifachen konnte? Ich möchte heute mit euch schauen, ob wir nicht auch so kreativ sein können wie LEGO und einen guten Weg für unsere eigene Digitalisierung finden. Habt ihr Lust?

Storytelling ist eine Kunst für sich, aber jeder kann sie lernen. Einige interessante Infos um Storytelling gekonnt in euren Workshop einzubauen findest Du hier

Eine erste Skizze zum gelungenen Aufbau eines Workshops erstellen

Auf einem Flipchart steht eine Agenda mit skizzierten Themen und Pfeilen.

Ein erster Ablaufplan könnt ungefähr so aussehen:

Einstieg mit Check-in und Zieldefinition
Vorstellen von Vorgaben oder Rahmenbedienungen
--> notwendiger Input für die Teilnehmenden
Inhaltliche Erarbeitung neuer Ergebnisse – Teil 1
Pause
Inhaltliche Erarbeitung neuer Ergebnisse – Teil 2
Pause
Reflektion & Feedback

Dieser Plan muss natürlich weiter detailliert werden – wir gehen im folgenden jeden Schritt einzeln durch. Während ich meine erste Skizze zum Ablauf eines Workshops erstelle, kommen bei mir aber häufig noch einige Fragen auf. Denn das Ziel des Workshops ist noch nicht so klar, wie zunächst gedacht. Dann muss eine Auftragsklärung stattfinden – mit dem Auftraggeber und manchmal auch mit Dir selber. Denn auf folgende Fragen solltest Du eine gute Antwort haben, bevor Du den Aufbau des Workshops weiter erarbeitest:

Fragen zur Auftragsklärung

Welche Ergebnis in welcher Form wird ganz konkret erwartet?
Welche Fragen müssen am Ende beantwortet sein?
In welchem Fall würde der Workshop hinterher als unnütz bewertet?
Was definiert den Erfolg des Workshops?

Zusätzlich benötigst Du eine Teilnehmerliste mit Namen und Funktionen. Und möglicherweise auch noch etwas Background Wissen:

Gibt es Schlüsselpersonen / Meinungsträger?
Werden zu bestimmten Themen Unstimmigkeiten erwartet?
Wie sind die Vorkenntnisse? (sofern dies nicht bereits in der Angabe zur Funktion enthalten ist)
Wurde das Thema bereits bearbeitet? Können wir auf diese Ergebnisse aufsetzen?

Achtung: Hier kommt die „hidden agenda“

„Das Ziel ist, die Strategie für das nächste Jahr zu erarbeiten.

…….

Und dann wäre es schön, nebenbei noch was fürs Teambuilding zu tun. Michael und Sabine hatten da letztens diesen Streit….“

Finde nach Möglichkeit heraus, was die sogenannten sekundären Erwartungen sind. Häufig sind diese für die auftraggebende Person mindestens genauso wichtig, wie das vordergründige Ziel des Workshops. Daher solltest du vorher planen, wie viel Zeit du benötigst um auch die „hidden agenda“ in deinem Workshop-Aufbau zu berücksichtigen. Mein Tipp ist, hier möglichst viel Pufferzeiten einzuplanen und bei Bedarf noch eine oder zwei zusätzliche Interventionen in der Hinterhand zu haben – denn manchmal schiebt sich die Klärung von persönlichen Konflikten klar vor die Sachebene. Viele Moderatoren arbeiten hier nach der Regel „Störungen haben Vorrang“, der Psychologin Ruth Cohn zugeschrieben wird. Einige Infos findest du hier

1. Einstieg mit Check-in und Zieldefinition

Dauer: Zwischen 15 und 30 min.

Ein guter Start ist wichtig. Eine gute Option im Aufbau des Workshops ist ein gemeinsamer Check-in zu Beginn. Wenn die Teilnehmenden sich schon gut kennen, kannst Du hier mit einem der Check-in Klassiker starten und durch kleben von Post-its oder Punkten am Flipchart eine der folgenden Fragen beantworten lassen:

Whats the weather like today = wie fühlst Du Dich heute?

Auf einer Skala von 1 „furchtbar“ bis 10 „super“, wie waren für euch die letzten 2-3 Wochen?

Steht ihr vor vielen Personen, die sich noch gar nicht kennen, ist eine kurze Vorstellungsrunde sinnvoll. Gut eignen sich Fragen, zu denen sich alle in einer Reihenfolge im Raum aufstellen können, zum Beispiel:

Entfernung zwischen Wohnort und Veranstaltungsort
Jahre Berufserfahrung
Interesse am Thema
Vorwissen zum Thema

Dadurch aktivierst du alle und bringst Bewegung in die Veranstaltung!

Anschließend umreißt Du so klar wie möglich und unbedingt schriftlich zum nachlesen auf Powerpoint oder einem Flipchart: Was ist das Ziel von diesem Workshop? Solltet ihr nur moderieren und das Ziel nicht selber festgelegt haben, ist es sinnvoll dass dieser Part von eurem Auftraggeber übernommen wird. Denk dran: Die Teilnehmenden bleiben nur mit ihren Gedanken dabei, wenn sie auch emotional abgeholt und eingebunden werden.

2. Vorstellen von Vorgaben oder Rahmenbedienungen

Dauer: Zwischen 5 und 45 min.

Inhalt und Dauer sind hier sehr Themenabhängig. Wichtig ist alles zu erwähnen, was die Teilnehmenden zur Bearbeitung der folgenden Aufgaben wissen müssen:

Gibt es bestimmte Methoden, die genutzt werden müssen? Dann erklär sie hier!
Sollte man bestimmte Vorkenntnisse mitbringen? Dann gibt hier einen Überblick dazu!
Gab es schon vorherige Workshops, auf denen der heutige Workshop aufbaut? Dann bring eine Zusammenfassung mit um alle wieder abzuholen!

Oft gibt es auch bestimmte zeitliche, finanzielle oder qualitative Rahmenbedingungen, die genannt werden müssen.

3. Inhaltliche Erarbeitung neuer Ergebnisse

Dauer: 2-6 Stunden, gerne in mehreren Einheiten

Hier spielt die Musik! Denn die inhaltliche Erarbeitung neuer Ergebnisse ist der Hauptteil Deines Workshops. Deshalb gibt es sehr viele Möglichkeiten zum Aufbau eines Workshops in diesem Abschnitt.

Hier einige Ideen und Denkanstöße:

Design Thinking

Design Thinking ist als Methode:

...ideal für komplexe Problemlösungen

...fördert Kreativität und Innovation

Design Thinking lebt von seinen verschiedenen Phasen: 1. Verstehen, 2. Beobachten, 3. Synthese, 4. Ideen finden, 5. Prototyping, 6. Testen. Das heißt, man öffnet erst im Team den Fokus ganz weit um die Herausforderung möglichst gut zu verstehen. Dann werden die Ergebnisse zusammengetragen. In der Phase vier sollen viele Ideen gefunden werden um sie im Prototyping auszuprobieren. Durch das Testen werden die Ideen und Prototypen dann wieder zusammengefahren und die beste Idee bleibt übrig.

In unserer Seminarwerkstatt unterstützt die flexible Raumgestaltung den Prozess und ermöglicht schnelle Anpassung für verschiedene Aktivitäten – und es gibt viel Platz für Prototyping! Wenn Du einen anderen Raum nutzt, achte auf jeden Fall auf diese Eigenschaften!

World Café

World Café ist als Methode:

...ideal für intensiven Austausch in Kleingruppen ...fördert offene und kreative Diskussionen

World Café lebt von seiner besonderen Struktur: 1. Informelle Gesprächsatmosphäre, 2. Rotation der Teilnehmer zwischen Tischen, 3. Sammlung von Ideen auf Tischdecken. Das bedeutet, die Teilnehmer diskutieren in einer entspannten Umgebung verschiedene Aspekte eines Themas. Durch den Wechsel der Tische werden Ideen weitergetragen und vertieft. Die Notizen auf den Tischdecken dienen als visuelles Gedächtnis und Inspirationsquelle für neue Gedanken. Anstelle der Tischecke kannst du natürlich auch Flipcharts oder Brownpaper nutzen.

In unserer Seminarwerkstatt unterstützt die gemütliche Atmosphäre diese Methode optimal und fördert den ungezwungenen Ideenaustausch. Wenn du einen anderen Raum nutzt, achte auf eine einladende Umgebung, die zu entspannten Gesprächen anregt!

Lego Serious Play

Lego Serious Play ist als Methode:

...ideal für spielerische Problemlösung und Strategieentwicklung

...fördert haptisches Lernen und kreatives Denken

Lego Serious Play lebt von seinen vielfältigen Einsatzmöglichkeiten: 1. Teambuilding, 2. Produktentwicklung, 3. Geschäftsmodellierung. Dabei bauen die Teilnehmer ihre Ideen und Konzepte buchstäblich mit Lego-Steinen. Durch das Konstruieren werden abstrakte Gedanken greifbar und können leichter kommuniziert werden. Die Methode ermöglicht es, komplexe Zusammenhänge zu visualisieren und neue Perspektiven zu entdecken.

In unserer Seminarwerkstatt bieten die großzügigen Arbeitsflächen genug Platz für individuelle Konstruktionen, Gruppenmodelle und die Präsentation der Ergebnisse. Wenn du einen anderen Raum nutzt, stelle sicher, dass ausreichend Tischfläche und Bewegungsfreiheit vorhanden sind, um die kreativen Lego-Bauwerke zu ermöglichen!

Brainwriting

Brainwriting ist als Methode:

...ideal für die effiziente Generierung vieler Ideen

...fördert die gleichberechtigte Beteiligung aller Teilnehmenden

Brainwriting lebt von seinem strukturierten Ablauf: 1. Stille Ideengenerierung, 2. Weitergabe der Ideen, 3. Aufgreifen und Ergänzen fremder Ideen, 4. Clustern und Bewerten. Das bedeutet, jeder Teilnehmer notiert zunächst seine Ideen auf einem Blatt Papier. Nach einer festgelegten Zeit werden die Blätter weitergegeben, und jeder baut auf den Ideen der anderen auf. Dieser Prozess wird mehrmals wiederholt. Am Ende werden alle Ideen gesammelt, geclustert und gemeinsam bewertet.

In unserer Seminarwerkstatt bieten die flexiblen Sitzgelegenheiten und Tische optimale Bedingungen für den Brainwriting-Prozess. Die ruhige Atmosphäre unterstützt die konzentrierte Ideenfindung. Wenn du einen anderen Raum nutzt, achte auf eine störungsfreie Umgebung und ausreichend Platz zum Schreiben und Austauschen der Ideen!

Bei allen vier Methoden profitierst du von der flexiblen und großzügigen Raumgestaltung der Seminarwerkstatt. Sie ermöglichen interaktives Lernen, kreative Problemlösung und intensiven Austausch zwischen den Teilnehmern. Natürlich gibt es noch viel mehr Methoden, um Inhalte zu Erarbeiten und den Ablauf eines Workshops zu gestalten. Kombiniere, wie es für dich und die Teilnehmenden passt!

Kaffeepause in der Seminarwerkstatt

Leckeres Mittagessen - gemeinsam genießen!

Hausgemachtes Mittagessen

4. Zeit für eine Pause!

Bitte plane auch genügend Pausen ein. Diese müssen nicht unbedingt lang sein, aber ausreichend damit Deine Teilnehmenden tun können, was zu tun ist…. Ich versuche immer alle 1,5 bis 2 Stunden mindestens 10 min Pause einzuplanen.

Der Aufbau eines ganztägigen Workshops sollte so sein, dass am Mittag mindesten 60-70 min Zeit sind. Gemeinsames essen und ein Zeitfenster um persönliche Dinge zu erledigen wie Mails prüfen ober telefonieren sind wichtig. Viele spannende Infos zum Thema Pausen gibt es hier

5. Reflektion & Feedback

Dauer: 5-15 min (bei einem eintägigen Workshop)

Zum Abschluss ist es wichtig, in den Aufbau eines Workshops eine Phase einzuplanen, in der die Teilnehmenden reflektieren können. Und in der Du Feedback bekommst zu Deinem Workshop.

Erarbeitetes festhalten und überdenken

Wenn Du meinen Rat befolgt hast, die Workshop-Ziele im Raum zu visualisieren am Flipchart oder auf einer Powerpoint oder einem Ausdruck, kannst Du jetzt sehr gut darauf zurückgreifen.

Interessante Fragen können sein:

Wenn Du nur eine Sache von heute in der Zukunft umsetzen wirst, welche ist das?
Wenn wir auf die Ziele für heute schauen: welche haben wir erreicht? Welche nicht?
Was sind die wichtigsten 3 Maßnahmen, die wir heute erarbeitet haben?

Eine schöne und einfache Visualisierung hierzu ist der „Baum der Erkenntnis“. Du nutzt ein komplettes Flipchart um einen großen Baum mit vielen Ästen aufzumalen. Die Teilnehmenden bekommen grüne Moderationskarten oder Post-its. Sie können ihre 1-2 wichtigsten „Erkenntnisse“, also Lerninhalte oder Arbeitsergebnisse, aufkleben und der gesamten Gruppe kurz etwas dazu sagen.

Ein kurzes Feedback der Teilnehmenden Rundet den Aufbau eines Workshops ab und gibt Dir die Möglichkeit, dich weiter zu verbessern und zu lernen. Hier kannst du offene Fragen stellen, zum Beispiel:

Wie hat dir der Workshop im allgemeinen gefallen?
Welches Feedback möchtest Du mir mitgeben?

Oder zu stellst ganz gezielte Fragen zu bestimmten Punkten, die für dich wichtig sind, zum Beispiel:

Haben wir heute die Themen behandelt, die für dich wichtig sind?
Konntest Du offen sprechen?
War die Moderation für dich stimmig?
Auf einer Skala von 1-10, war die Zeit heute nützlich oder verschwendet?
Hast Du Dich heute wohl gefühlt?

Feedback zum Abschluss

6. Und nach dem Workshop?

Eine gute Dokumentation der Ergebnisse gehört auch noch zu Deinem Job – wenn auch nicht in den Aufbau eines Workshops! Denn bestenfalls merken die Teilnehmenden gar nicht, dass du direkt alles mit-dokumentierst. Das ist notwendig, damit Du hinterher möglichst zeitnah ein Foto-Protokoll versenden kannst.

Wenn es einen Auftraggeber für den Workshop gibt, ist einige Tage nach dem Workshop ein kurzes Feedback-Gespräch sinnvoll. Auch dieses planst Du besser schon lange vor dem eigentlich Workshop ein – die Kalender sind immer gut gefüllt.

Fazit: Mit einem guten Plan läuft der Workshop fast wie von selbst!

Wie Du siehst, gibt es einiges vorzubereiten für einen richtig guten Workshop:

Auftragsklärung inklusive „hidden agenda“
Skizze zum Ablauf
Ausarbeitung der einzelnen verwendeten Methoden
Detaillierte Zeitplanung
Aktivierung der Emotionen der Teilnehmenden

…. und natürlich noch vieles mehr!

Nutze gerne unsere Workshop Canvas um den Aufbau eine Workshops zum üben - und um bei dem Aufbau Deines nächsten Workshops sicher zu sein, dass Du alle Punkte beachtet hast!

Und wenn Dir noch der passende Raum fehlt: Vielleicht ist unsere Seminarwerkstatt ja das Richtige für Dich?