Praxis Guide:
So gelingt dein Projekt Kick-off!
Unsere Projekt Kick-off Checklist als Cheat-Sheet findest Du du am Ende des Blogartikels zum pdf-Download!
Wer hat schonmal in einer langweiligen Projekt Kick-off Veranstaltung gesessen? Es zieht sich in die Länge, Du weißt gar nicht warum Du da bist, und denkst dir “wieder ein Meeting das auch eine e-mail hätte sein können?”
- Wenn du jetzt innerlich die Hand hebst, bist Du hier richtig um Dein eigenes Projekt Kick-off besser zu gestalten!
Ein Kick-off ist sinnvoll, um alle auf das Projekt-Ziel zu fokussieren. Die Teilnehmenden werden auf die Inhalte aufmerksam gemacht und zu dem Sinn des Projekts abgeholt. Dadurch steigt die Chance, dass das Projekt wirtschaftlich erfolgreich wird!
Der Erfolg Deines Projekt Kick-offs allerdings ist hauptsächlich von Deiner Vorbereitung abhängig. Zunächst einmal musst Du Dir darüber klar werden, welche Art von Kick-off durchgeführt werden soll.
Was ist ein Projekt Kick-off und warum gibt es das?
Noch keinen Raum für dein Projekt Kick-off?
Ziele und Inhalte des Kick-off-Meetings
Zweck eines Projekt Kick-offs ist immer, ein Projekt gut zu starten und alle Personen, die mit dem Projekt zu tun haben (werden) auf einen Stand zu bringen. Das Kick-off ist der offizielle Start der Projektumsetzung und im Sinne des Change Managements das Event, bei dem alle verstehen,
dass eine Veränderung auf die Organisation zukommen
- welchen Anteil sie selbst daran haben werden, also in welcher Rolle sie sind,
- wie der Projektplan aussieht und
- was die konkreten nächsten Schritte sind.
Ein Kick-off ist also eine Veranstaltung, die von der Projektleitung organisiert wird.
- Das bist Du? Prima!
Du hast grundsätzlich zwei Möglichkeiten, wie Du dabei vorgehen kannst: Entweder wird es....
- ...eine kurze Informations-Veranstaltung, um alle Stakeholder abzuholen, wobei Du, der Auftraggeber und/oder Teile es Projektteams Informationen weitergeben.
oder - ... ein längeres Projekt-Start-Event, bei dem Du die Betroffenen direkt zu Beteiligten machst und zusätzlich zur Weitergabe von Informationen noch zusätzliche Komponenten einbaust, um gemeinsam etwas Neues zu erarbeiten.
Hier erhältst Du alle Infos, um Dein Projekt Kick-off gut zu gestalten.
Was ist ein Stakeholder?
Ein Stakeholder ist jeder Person, die betroffen oder beteiligt ist. Und jede Person, die berechtigtes Interesse an Deinem Projekt hat. Sicher dabei sind: Der oder die Auftraggebenden, alle Projektteammitglieder und alle, die von dem, was im Projekt umgesetzt wird in irgendeiner Form betroffen sind. Ḿehr fundierte Infos zum Thema Stakeholder findest du zum Beispiel hier
Vorbereitung und Durchführung Projekt Kick-off
Reine Information oder mitreißendes Event? Diese zwei verschiedenen Möglichkeiten für dein Projekt Kick-off beeinflussen stark die Agenda:
Projekt Kick-off “Info”
Agenda:
- Begrüßung I Projektleitung
- Darstellung der Projektziele I Projektleitung
- Warum brauchen wir dieses Projekt? I Auftraggeber
- Darstellung Rollen im Projekt I Projektleitung & Team
- Vorstellung Projektphasen- oder meilensteinplan I Projektleitung
- Zeit für Fragen & Antworten I Projektleitung & Team
- Verabschiedung I Projektleitung
Projekt Kick-off "Start-Event"
Agenda:
- Begrüßung I Projektleitung
- Darstellung der Projektziele I Projektleitung
- Warum brauchen wir dieses Projekt? I Auftraggeber
- Darstellung Rollen im Projekt I Projektleitung & Team
- Gemeinsame Erarbeitung von Inhalten, zum Beispiel
- des Projektplans
- Userstories
- Etappenplanung
- Stakeholderanalyse
- Teambuilding-Event I Moderator/Coach
- Vorstellung der erarbeiteten Ergebnisse, mindestens des Projektplans I Team
- Zeit für Fragen & Antworten I Projektleitung & Team
- Verabschiedung I Projektleitung
Für jeden Agendapunkt bekommst du hier Tipps & Hinweise zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation – damit dein Kick-off ein Erfolg wird!
You never get a second chance for a first impression: Die Begrüßung
Die Projektleitung beginnt das Kick-off mit einer Begrüßung - und die sollte es in sich haben. Denn der erste Eindruck zählt! Bedenke: Vom Eindruck, den du hinterlässt macht nur ein Anteil von 20% das gesprochene Wort aus. 80% hängen von der Ausstrahlung und Körperhaltung ab.
Vorbereitung:
Überleg Dir einen guten Einstieg. Das könnte sein: Ein thematisch passendes Bild, eine Frage, einige Zahlen, sofern es spannende Daten zum Thema gibt, eine Geschichte oder vieles mehr.
Kläre für Dich, welchen Nutzen das Projekt Kick-off den Teilnehmenden bringen soll und formulier es vor. Versetz dich in die Zielgruppe hinein. Achtung: Der Nutzen für die Teilnehmenden ist nicht unbedingt gleich dem Projektziel oder dem Ziel, dass Du für das Kick-off Meeting hast!
Formuliere Deinen Grund für das Projekt, Deine Emotionen hierzu. Je nach Thema kann das etwas tricky sein. Überlege, welche Gedanken du zu dem Projektziel hast und was dich antreibt, das Projekt zu leiten.
Wenn inhaltlich alles vorbereitet ist, überleg wo du im Raum stehen wirst, welches Equipment du bereithalten muss. Auch Kleidung ist wichtig: Du solltest Dich unbedingt darin wohlfühlen und sie sollte zum Anlass passen. Das ist sehr Branchen-/ und Themenspezifisch, in einem Projekt Kick-off für die Finanzplanung gibt es möglicherweise andere Dresscodes als im Kick-off für eine neue Softwareentwicklung.
Durchführung:
- Direkter Einstieg ins Thema, so wie du ihn vorbereitet hast.
- Dein Name und die Namen anderer Referenten sowie das Thema des Kick-off Meetings
- Danke den Teilnehmenden für die Anwesenheit.
- Warum seid ihr hier? Nutzen für die Teilnehmenden erklären.
- Kurz erläutern, warum Du die richtige Person bist um hier vorne zu stehen und das Projekt zu leiten - Legitimation
- Dein Warum
- Überleitung zur Darstellung der Projektziele
Dokumentation:
Die Begrüßung braucht keine inhaltliche Dokumentation. Trotzdem ist es gut, die Kernaussage auf einem Flipchart oder einem Bild (was dann in eine Powerpoint eingefügt werden könnte) festzuhalten. Wenn die Teilnehmenden in der Begrüßung emotional abgeholt wurden, können sie sich so besser an das “Warum” erinnern.
“What for?!”: Die Projektziele im Projekt-Kick-off
Vorbereitung
Vor dem Kick-off des Projekts sollten die Ziele im Rahmen der Auftragsklärung im Projektauftrag bereits festgehalten sein. Du kannst das “magische Dreieck” hierzu nutzen um die Bereich “Zeit”, “Qualität”, “Kosten” gut abzubilden. So ist auch eine gute Visualisierung möglich.
Kläre oder erarbeite vorab, wie die Ziele gemessen werden. Die Verbindlichkeit der Ziele steigt, wenn bereits beim Kick-off klar ist, in welche Form diese regelmäßig nachgehalten und verfolgt werden!
Durchführung
Im Rahmen deine Präsentation zu Beginn des Projekt Kick-offs solltest Du die Ziele unbedingt visualisieren. Das kann im Rahmen einer Powerpoint Präsentation sein. Ich persönlich finde eine Visualisierung auf einem Flipchart/ einer Pinnwand oft greifbarer und näher am Team. Ziele und auch das Tracking der Ziele sollte gut verständlich und klar ersichtlich sein.
Dokumentation
Die Ziele sind elementarer Bestandteil der Dokumentation. Je nach Präsentationsform fügst du sie in die digitale Doku als Foto, pdf oder Powerpoint ein.
In diesem Schritt übergibt die Projektleitung die Bühne an den Auftraggeber oder Sponsor. Inhaltlich doppelt sich dieser Agendapunkt deines Projekt Kick-offs zum Teil mit den beiden vorhergehenden. Es ist dennoch elementar wichtig um dem Team klarzumachen: Es gibt einen Auftraggeber für das Projekt, der dieses wirklich haben möchte und unser Team unterstützen wird!
3 “Why?”: Die Legitimation durch den Auftraggeber oder Sponsor
Vorbereitung
Die Projektleitung sollte diesen Agendapunkt vorher eng mit dem Auftraggeber abstimmen. So können die Erwartungen geklärt werden und Inhalte aufeinander abgestimmt werden. Und was ist die Erwartung?
Der Auftraggeber soll sich vorher überlegen, warum ihm persönlich dieses Projekt wichtig ist. Warum unterstützt er oder sie es? Was verbindet die Person mit dem Thema des Projekts? Schön ist auch, wenn der Auftraggeber klar macht
- dass er ansprechbar ist für das Team,
- dass er es unterstützt und
- dass er sich für die Ergebnisse interessiert und gerne eingebunden wird.
Umso hochrangiger der Auftraggeber oder Sponsor, der beim Projekt Kick-off anwesend ist – umso wahrscheinlicher wird das Projekt auch im Team priorisiert.
Durchführung
Ähnlich wie bei der Begrüßung durch die Projektleitung. Der Auftraggeber kann ein Präsentationsmedium verwenden, oder frei sprechen.
Dokumentation
Wenn kein Präsentationsmedium verwendet wird, sollte in der Dokumentation zumindest die Anwesenheit des Auftraggebers erwähnt werden und die Kernbotschaft. Die Projektleitung ist zu diesem Zeitpunkt häufig mit im Rampenlicht und hat nicht die Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Daher ist es sinnvoll, vorher jemandem aus dem Team zu beauftragen dies zu übernehmen.
“Roles & Responsibilities”: Im Kick-off die Rollen im Projekt klar machen
Dieser Agendapunkt im Projekt Kick-off soll informieren, wer am Projekt beteiligt ist und was die Rollen dieser Personen sind.
Vorbereitung
Eine guter Weg, um die Projektbeteiligten übersichtlich zu visualisieren ist ein Organigramm. Damit wird auf einer Seite dargestellt, welche Projektrollen vorhanden sind, von wem sie besetzt sind und in welcher organisatorischen/hierarchischen Beziehung alle zueinander stehen.
Dabei darf es aber nicht bleiben, denn Rollenbezeichnungen wie
- Projektleitung
- Auftraggeber
- Steuerkreis
- Projektteammitglied
- Projektcontroller
- Teilprojektleitung
- .....
... können sehr unterschiedlich interpretiert werden.
Deshalb müssen Rollenbeschreibungen für jede Rolle im Projekt erstellt werden. Entweder sind diese bereits im Unternehmen erarbeitet und können verwendet werden. Oder, falls es diese noch nicht gibt, können sie auch im Rahmen des Kick-offs erarbeitet werden - im nächsten Agendapunkt.
Durchführung
Das Organigramm des Projektes wird gezeigt. Die Rollen werden erläutert und Fragen hierzu beantwortet. Entstehen Unklarheiten, können diese zur späteren Diskussion und Klärung auf einem Flipchart notiert werden.
Dokumentation
Eine Dokumentation der Rollen muss den Teilnehmenden des Kick-off und besonders dem Team so zur Verfügung gestellt werden, dass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Eine gute und detaillierte Art, Klarheit zu erzeugen ist eine Tabelle mit den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen. Diese wird rollenbasiert gefüllt und kann im Laufe des Projekt ergänzt werden. Wie Du eine AKV Matrix erstellst, erfährst du im Detail hier .
Die bisherigen Agendapunkte Deines Projekt Kick-off haben Geduld gefordert von den Teilnehmenden und waren wenig interaktiv. Ein guter Weg um
- erste gemeinsame Erfahrungen im Projektteam zu sammeln,
- sich kennenzulernen und
- eine Grundlage für die Zusammenarbeit zu legen
...ist es, Inhalte direkt im Kick-off erarbeiten zu lassen. Hierzu kann die Gruppe der Zuhörenden aufgeteilt werden, so dass für die Arbeitsphase nur noch Teammitglieder und (Teil-)Projektleitende anwesend sind und die anderen Stakeholder anschließend für eine Präsentation der Ergebnisse hinzugezogen werden.
Vorbereitung
Zunächst musst Du überlegen, welche Inhalte ihr für das Projekt derzeit braucht. Diese Inhalte sollten auch den notwendigen Gestaltungsspielraum zulassen und auf Basis der zur Verfügung stehenden Informationen durch die Teilnehmenden erarbeitbar sein. Folgende Themen bieten sich in der Regel zu diesem (frühen) Projektzeitpunkt an:
- Der Projektplan oder ein erster Projektphasenplan
- Rollenbeschreibungen und Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen
- Userstories
- Etappenplanung
- Stakeholderanalyse
Die Vorbereitung ist individuell auf das Thema anzupassen. Allgemein ist es aber immer notwendig, sich vorher zu überlegen, wie die Arbeitsgruppen eingeteilt werden sollen, wo und wie gearbeitet werden soll und in welcher Form die Ergebnisse präsentiert werden. Entsprechend müssen dann digitale Templates oder Flipcharts vorbereitet werden, um die Durchführung effizient zu gestalten und schnell ins Arbeiten zu kommen.
Du solltest auch unbedingt einen oder mehrere Räume haben, der eine gute Arbeitsatmosphäre für die einzelnen Kleingruppen bildet
“Build a common ground”: Gemeinsam Projektinhalte erarbeiten
Zu wenig Platz für Dein Kick-off?
Durchführung
Ankündigung des Themas durch die Projektleitung sowie eine kurze fachliche Hinführung ist sinnvoll. Anschließend werden die Arbeitsgruppen eingeteilt und es kann direkt losgehen!
Je nach Teilnehmerzahl benötigst du hier als Projekleitung eine oder zwei weitere Personen um die Aufteilung der Gruppen zu koordinieren und alle Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen sowie für mögliche Rückfragen zur Verfügung zu stehen.
Dokumentation
Die Dokumentation der Ergebnisse sollte in den vorbereiteten Templates erfolgen. Fotos von den Ergebnissen sind notwendig, zusätzlich sind aber auch Fotos von der Arbeitsphase sinnvoll, da sie an die gemeinsam verbrachte Zeit erinnern.
“Teambuilding-Event”: Kennenlernen & Zusammenhalt fördern beim Kick-off
Entweder an dieser Stelle oder ganz am Schluss des Projekt Kick-off kann ein Teambuilding Aufgabe oder ein Teambuilding Event eingeplant werden. Achtung: Hierbei geht es nicht ausschließlich um das Verbringen gemeinsamer Zeit, wie zum Beispiel bei einem Mittag- oder Abendessen.
Ziele können unter anderen sein:
- Stärken der anderen Teammitglieder erkennen und nutzen
- Zusammenhalt im Team stärken
- Kommunikation verbessern
- Kreativität fördern
- Vorbereitung
Eine Teambuildingaktivität muss ausgewählt und vorbereitet werden. Du suchst Dir entweder ein bestimmtes Event, oder einen Trainer der auf das Thema spezialisiert ist. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile: Teamevents wie zum Beispiel der gemeinsame Besuch eines Klettergartens sind ein echtes Highlight. Manchmal kommt dabei aber der Teamgedanke zu kurz.
Ein Trainer, der Teambuilding-Maßnahmen durchführen und Impulse setzt, kann dabei gezielter vorgehen. Je nachdem, welcher Aspekt im Vordergrund steht und ob das Team ganz neu zusammengesetzt ist oder schon länger gemeinsam gearbeitet hat, bieten sich unterschiedliche Optionen an. Dafür bleibt man aber in den bisherigen Räumen und das Teambuilding hat weniger “Event” Charakter.
Durchführung
Die Durchführung richtet sich nach der ausgesuchten Aktivität. Als Projektleitung solltest Du das Event organisieren und die Abläufe sowie den Zeitrahmen im Blick behalten.
Dokumentation
Unbedingt sollten Fotos gemacht und dem Team zur Verfügung gestellt werden! So habt ihr eine gemeinsame Erinnerung an eine schöne Zeit.
Kochen als Teamevent?!
“And the Oscar goes to....”: Ergebnisse vorstellen / Projektplan vorstellen
Ein Pflicht-Agendapunkt für jedes Kick-off ist die Vorstellung des Projektplans. Dieser wurde entweder vorab erarbeitet, oder gemeinsam während des Projekt Kick-off. Habt ihr im vorherigen Schritt andere Ergebnisse erarbeitet, sollten diese direkt vom Team vorgestellt werden.
Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist gleichzeitig notwendig und schwierig: Wenn die Ergebnisse erst während des Kick-offs erstellt werden, ist es nie ganz sicher, wie sie aussehen und sich präsentieren lassen. Daher ist auch Deine Organisation des vorhergehenden Schritts so wichtig. Überlege bereits vorab, wie eine Präsentation aussehen kann und bereite die Arbeitsumgebung entsprechend vor!
Ein gemeinsam erarbeiteter erster Projektplan mit groben Phasen und Meilensteinen kann zum Beispiel an einem Whiteboard oder auf einem Brownpaper an einer der Wände des Raums erstellt und gezeigt werden. Für eine Stakeholderanalyse kann man ein Excel oder Powerpoint Template verwenden und dann über einen Beamer präsentieren.
Zur Vorbereitung dieses Teils des Projekt Kick-off müssen auch die weiteren Stakeholder wieder eingeladen werden.
Durchführung
Eine Pause zwischen der Erstellung der Inhalte und der Präsentation ist sinnvoll. Entweder wird, wie hier vorgeschlagen eine Teamübung oder ein Teamevent zwischengeschaltet. Oder es wird einfach eine ca. 30 minütige Pause eingeplant um den Raum neu zu arrangieren und sicherzustellen, dass alle Stakeholder sich wieder eingefunden haben.
Und dann: Ergebnisse präsentieren so wie vorbereitet!
Dokumentation
Die Ergebnispräsentation muss nicht extra dokumentiert werden, wenn die Arbeitsergebnisse bereits dokumentiert sind. Der Projektplan oder Phasenplan sollte dem Projektteam im Nachgang auf jeden Fall zugänglich gemacht werden.
“I’ve missed the point....”: Fragen & Antworten zum Projekt im Kick-off
Spätestens jetzt ist es Zeit, sich den Fragen der Teilnehmenden zu stellen!
Vorbereitung
Bereite hierzu ein Flipchart vor, dass du mit “Offene Fragen” betitelst. So zeigst Du, dass Du vorbereitet bist und kannst alle Fragen aufnehmen. Besonders die, die nicht direkt beantwortet werden können! Denn so fühlen sich die Teilnehmenden gehört und ernst genommen und es kann wirklich nichts vergessen werden!
Durchführung
Das vorbereitete Flipchart wird vorgeholt. Und jetzt: Eine offene Frage stellen, die nicht mit Ja/Nein beantwortet werden kann:
“Welche Fragen sind jetzt noch offen?” - “Was möchtet ihr noch zum Projekt wissen?” - “Welche Punkte sollen wir noch mitnehmen?”
Diese Fragen können dann beantwortet werden. Oder sie werden auf dem Flipchart sichtbar aufgeschrieben, mitgenommen und im Nachgang beantwortet.
Dokumentation
Flipchart fotografieren und in die Dokumentation einfügen. Mit dem Versand der Dokumentation können vielleicht auch schon einige der noch offenen Fragen beantwortet werden?!
"Der letzte Eindruck bleibt": Verabschiedung
Dies ist ein eigener Agendapunkt. Er ist vielleicht nur 5 min, aber extrem wichtig. Denn: Der letzte Eindruck bleibt!
Vorbereitung:
Überlegt euch vorab das eine Take-Away, was auf jeden Fall aus dem Kick-off des Projekts von jedem Teilnehmenden mitgenommen werden soll! Bereitet das mit einem letzten Bild oder einem letzten Flipchart so vor, dass es so klar wird wie möglich.
Durchführung:
- Um die letzten 5 min Ruhe bitten....
- Für die Teilnahme bedanken
- Kurzes Wrap up des Kick-off und Take-Away-Message fokussieren
- Einen schönen Tag wünschen.
Kompliziert, so ein Projekt Kick-off?
Ein gutes Projekt Kick-off zu organisieren bedeutet tatsächlich einige Vorbereitung. Damit Du nichts vergisst, haben wir nochmal die Essentials auf dieser Vorlage zusammengefasst. Viel Erfolg!
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